Sechs Fehler bei der Dokumentation von Transaktionen

Teilausführungen als eine Buchung erfasst

Eine Order über 400 Anteile wird an der Börse nicht zwingend in einem Stück ausgeführt. Bei geringer Liquidität oder engen Limits zerfällt sie in mehrere Abschlüsse zu unterschiedlichen Kursen — jeder mit eigener Abrechnung.

Der Fehler entsteht beim Zusammenfassen: Wer die vier Teilausführungen als eine Buchung mit einem geschätzten Durchschnittskurs erfasst, verliert zwei Dinge. Erstens die exakte Kostenbasis je Anteil, zweitens die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Abrechnung.

Warum das zählt: Bei einem späteren Teilverkauf greift das Fifo-Prinzip auf die einzelnen Anschaffungsvorgänge zu. Eine zusammengefasste Buchung liefert dafür den falschen Einstand.

Die Korrektur: Jede Teilausführung als eigene Zeile erfassen, mit dem tatsächlichen Kurs und dem anteiligen Entgelt. Die meisten Broker weisen die Teilausführungen in der Abrechnung einzeln aus; im CSV-Export stehen sie oft als separate Zeilen mit identischem Auftragsdatum. Was dabei technisch passiert, steht unter Orderbuch.

Ein Sonderfall sind Sparplanausführungen mit Bruchstücken. Sie sind keine Teilausführungen, sondern reguläre Käufe — die Zusammenfassung mehrerer Monate ist hier ebenso falsch, aus demselben Grund.

Gebühren nicht der Position zugeordnet

Ordergebühren, Fremdspesen und Börsenplatzentgelte gehören zu den Anschaffungskosten der Position. Wer sie stattdessen als allgemeine Depotkosten führt, verschiebt sie aus der Kostenbasis heraus.

Die Wirkung ist zweifach. In der eigenen Auswertung erscheint die Rendite zu hoch, weil der Einstand zu niedrig angesetzt ist. Und beim Verkauf weicht der errechnete Gewinn von dem ab, den die Bank ausweist — sie rechnet die Anschaffungsnebenkosten korrekt ein.

Was dazugehört: Ordergebühr, Handelsplatzentgelt, Fremdspesen, Maklercourtage. Was nicht dazugehört: Depotführungsgebühren, Kontoführung, Gebühren für Steuerbescheinigungen — das sind laufende Kosten ohne Bezug zu einer einzelnen Position.

Die Korrektur: Beim Kauf die Gebühr auf die Anschaffungskosten aufschlagen, beim Verkauf vom Erlös abziehen. Bei Teilausführungen anteilig nach Stückzahl verteilen. Die Abgrenzung im Detail steht unter Transaktionskosten.

Ausschüttungen als Kauf gebucht

Wer eine Ausschüttung automatisch wieder anlegen lässt, sieht im Depot zwei Vorgänge: einen Geldzufluss und einen Anteilszukauf. Als eine einzige Kaufbuchung erfasst, verschwindet der Ertrag aus der Dokumentation.

Das hat drei Folgen:

• Die Ausschüttung fehlt in der Ertragsübersicht, obwohl sie steuerpflichtig war und den Freistellungsauftrag belastet hat.
• Die einbehaltene Steuer taucht nirgends auf und lässt sich später nicht zuordnen.
• Der Kaufbetrag stimmt nicht, weil er die Bruttoausschüttung statt des tatsächlich reinvestierten Nettobetrags ausweist.

Die Korrektur: Zwei Buchungen anlegen — eine Ertragsbuchung über den Bruttobetrag mit ausgewiesener Steuer, danach eine Kaufbuchung über den reinvestierten Nettobetrag. Bei thesaurierenden Fonds entfällt die erste Buchung, dafür kommt im Januar die Vorabpauschale als eigene Position hinzu.

Depotübertrag ohne Anschaffungsdaten

Beim Wechsel der Depotbank wandern die Anteile, die Historie aber nicht automatisch mit. Formal überträgt das abgebende Institut die Anschaffungsdaten — praktisch kommen sie verspätet, unvollständig oder bei Auslandsdepots gar nicht an.

Im eigenen System erscheint dann ein Eingang ohne Kurs. Wer diese Zeile stehen lässt, rechnet mit einem Einstand von null und weist beim Verkauf den vollen Erlös als Gewinn aus.

Was zu sichern ist, und zwar vor dem Übertrag:

1. Die vollständige Transaktionshistorie des alten Depots als CSV und als PDF
2. Die letzte Steuerbescheinigung mit den kumulierten Vorabpauschalen
3. Der letzte Depotauszug mit Stückzahlen je ISIN
4. Die Übertragungsanzeige selbst

Die Korrektur nachträglich: Anschaffungsdatum, Stückzahl und Kurs je Tranche aus den alten Abrechnungen von Hand nachtragen. Fehlen die Abrechnungen, hilft nur die Anfrage beim alten Institut — die Aufbewahrungsfristen laufen dort länger als der Onlinezugang.

Verkäufe ohne Zuordnung zur Anschaffung

Der fünfte Fehler betrifft den Verkauf. Wer Anteile veräußert, ohne festzuhalten, welche Tranche betroffen war, kann den Gewinn nicht rekonstruieren.

Maßgeblich ist das Fifo-Prinzip: Die zuerst angeschafften Anteile gelten als zuerst verkauft. Die Bank wendet es automatisch an, die eigene Dokumentation muss es nachbilden — sonst laufen beide Rechnungen auseinander, sobald ein Teilverkauf stattfindet.

Die Korrektur: Bei jedem Verkauf notieren, welche Anschaffungstranchen in welcher Stückzahl aufgelöst wurden, samt deren Einstand. Bei Sparplänen mit vielen kleinen Tranchen übernimmt das sinnvollerweise die Software — von Hand ist es ab etwa 30 Tranchen nicht mehr praktikabel.

Zwei Sonderfälle brechen die einfache Reihenfolge auf. Bei einem Fondstausch durch die Kapitalverwaltungsgesellschaft gilt der alte Bestand als verkauft und der neue als angeschafft — mit dem Umtauschtag als neuem Anschaffungsdatum. Und bei einem Anteilssplit ändert sich die Stückzahl, ohne dass ein Kauf stattgefunden hat; der Einstand je Anteil muss dann rechnerisch angepasst werden, die Gesamtkostenbasis bleibt gleich.

Der sechste Fehler schließt den Kreis: Der Abgleich findet nie statt. Alle fünf vorherigen Punkte fallen sofort auf, wenn einmal jährlich der errechnete Bestand gegen den Depotauszug und die errechneten Erträge gegen die Steuerbescheinigung gestellt werden. Ohne diesen Abgleich bleibt jeder Fehler unentdeckt, bis er beim Verkauf teuer wird. Wie die Daten überhaupt ins System kommen, steht in Depotdaten importieren.

Keine Anlageberatung. Keine Steuerberatung. Keine Steuerberatung. Für die steuerliche Bewertung ist die Abrechnung der Depotbank maßgeblich.